ss-oko-kaos/revisorrapport.html

   1 <!DOCTYPE HTML PUBLIC "-//W3C//DTD HTML 4.0 Transitional//EN">
   2 <HTML>
   3 <HEAD>
   4    <META HTTP-EQUIV="Content-Type" CONTENT="text/html; charset=iso-8859-1">
   5    <META NAME="GENERATOR" CONTENT="Mozilla/4.5b1 [en] (X11; I; Linux 2.0.34 i586) [Netscape]">
   6    <TITLE>&Oslash;konomirot i Studentstyret ved UiT&oslash;</TITLE>
   7 </HEAD>
   8 <BODY>
   9
  10 <ADDRESS>Brev av 12.5.98
  11 <BR>til Studentstyrets &oslash;konomiutvalg
  12 <BR>fra Statsautorisert revisor Svein M. Gregussen:</ADDRESS>
  13
  14 <H3>Gjennomgang av Studentstyrets regnskap for 1995</H3>
  15 Jeg viser til Deres brev av 7. januar vedr. gjennomgang av regnskap for
  16 1995. Den 7. januar 98 mottok jeg ogs&aring; kopi av brev fra Studentsamskipnaden
  17 datert 24.11.97 om "Dokumentasjon av forhold", som var svar p&aring; Deres
  18 brev av 21.11.97. Fordi teksten i Studentsamskipnadens brev bare bekrefter
  19 at de ikke har innvendinger mot at materiell benyttes slik som foresl&aring;tt
  20 i Deres brev av 21.11.97 til Studentsamskipnaden, fant jeg det riktig &aring;
  21 m&aring;tte be om kopi av dette brev. Kopi mottok jeg f&oslash;rst 28.
  22 januar 98, hvilket medf&oslash;rte "kollisjon" med &aring;rsoppgj&oslash;r
  23 for 1997, og min rapport er derfor blitt noe forsinket i forhold til den
  24 f&oslash;rst antatte tidsplan. En del vesentlige bilag vedr. inntektsposter
  25 manglet i den f&oslash;rste oversendelsen, men er tilsendt senere etter
  26 anmodning. Det samme gjelder kopi av alle reiseregninger.
  27
  28 <P>Etter min gjennomgang av tilsendte kopibilag/kontoutskrifter, vil
  29 jeg gruppere resultatet i
  30
  31 <UL>
  32 <LI>mangelfull regnskapsf&oslash;ring</LI>
  33 <LI>regnskapsmessig resultat for 1995</LI>
  34 <LI>mangelfull dokumentasjon av kostnader</LI>
  35 <LI>manglende dokumentasjon/tilstedev&aelig;relse av inntekter</LI>
  36 <LI>mulige oppgavepliktiget utbetalinger</LI>
  37 </UL>
  38
  39 <H3>Regnskapsf&oslash;ringen</H3>
  40 Etter &aring; ha gjennomg&aring;tt alle tilsendte bilag for 1995, vil jeg
  41 karakterisere regnskapsf&oslash;ringen som sv&aelig;rt mangelfull. N&aring;r
  42 en unntar posteringer av faste l&oslash;nninger / feriepenger / arbeidsgiveravgift
  43 / avskrivninger, der jeg ikke har mottatt kopi av noen bilag, finnes det
  44 i tillegg kun 3 utgiftskonti, konto 67100 "Kontorrekvisita", konto 70100
  45 "Diett reiser - Oppgavepliktig" og konto 70301 "Andre reisekostnader".
  46 Med det mangfold av kostnader som Studentstyret har hatt, blir det ikke
  47 s&aelig;rlig stor informasjonsverdi av en slik regnskapsf&oslash;ring,
  48 og muligheten for &aring; sammenligne budsjettposter med regnskap m&aring;
  49 da bli ikke-eksisterende. Det bemerkes ogs&aring; at regnskapet
  50 har en konto 79101 "Tilskudd Studentutvalg", som jeg oppfatter som en konto
  51 for postering av ulike typer tilskudd, men denne kontoen er ogs&aring;
  52 brukt for posteringer av en rekke kostnadsbilag. Dette vil jeg komme tilbake
  53 til i et eget avsnitt om "Tilskudd fra Universitetet i Troms&oslash; ..".
  54 <P>I <A HREF="http://karuss.agder-ikt.hia.no/oivindh/SS/RR.vedl2.html">vedlegg
  55 2</A> har jeg etter kritisk gjennomgang opplistet posteringer som er foretatt
  56 p&aring; konto 67100 "Kontorrekvisita", der kostnaden etter min mening
  57 burde v&aelig;rt f&oslash;rt p&aring; helt andre konti. Dette gjelder kostnader
  58 til telefon, porto, reiser, servering, abonnementer, utgiftsf&oslash;rte
  59 anskaffelser, gaver, konferanseavgifter, dekning barnepass, sosiale tilstelninger
  60 mv.
  61 <P>Jeg vurderer regnskapsf&oslash;ringen som s&aring; mangelfull, at dersom
  62 jeg fra en av mine revisjonsklienter hadde mottatt et slikt regnskap, ville
  63 det omg&aring;ende blitt tilbakelevert med krav om &aring; f&oslash;re
  64 regnskapet p&aring; nytt.
  65
  66 <H3>Tilskudd fra Universitetet i Troms&oslash; for studentrepresentantene i
  67 Styret.</H3>
  68 Bilag 9389 viser at det inntektf&oslash;res kr. 80000,- p&aring; konto
  69 79101 "Tilskudd studentutvalg". Som bilag er det brukt kopi av brev av
  70 08.06.95 fra Universitetet i Troms&oslash;. Dette brev viser at tilskuddet
  71 gjelder b&aring;de 1994 og 1995, med kr. 40.000,- for hvert &aring;r, og
  72 tilskuddet skal iflg. brevet dekke reise- og andre driftsutgifter for,
  73 sitat "studentrepresentantene i Studentstyret". I telefonsamtale med Dem
  74 blir det opplyst at det her er en skrivefeil, idet tilskuddet er ment for
  75 dekning
  76 av utgifter for studentrepresentantene i Universitetsstyret. Dette syn
  77 underbygges av at overf&oslash;ringen av midlene til Studentsamskipnaden
  78 skulle merkes "Studentene i Styret".
  79 <P>Det fremg&aring;r ogs&aring; av brevet "Det forutsettes at midlene blir
  80 brukt til det form&aring;l de er bevilget til".
  81 <P>Dersom det er slik at de bevilgede midler er ment til dekning av kostnavder
  82 som studentrepresentantene i Universitetsstyret har hatt for sine verv
  83 i Universitetsstyret, burde hverken inntekten eller kostnadene v&aelig;rt
  84 f&oslash;rt i Studentstyrets regnskap.
  85 <P>I <A HREF="http://karuss.agder-ikt.hia.no/oivindh/SS/RR.vedl1.html">vedlegg
  86 1</A> har jeg listet opp de utgiftsposteringer som er foretatt p&aring;
  87 konto 79101 "Tilskudd studentutvalg". Som det fremg&aring;r av vedlegget,
  88 utgj&oslash;r utgiftene for 1995 kr. 19.653,30, N&aring;r bevilget tilskudd
  89 er p&aring; 40.000,- for 1995, medf&oslash;rer dette at resterende kr.
  90 20.346,70 er medg&aring;tt til dekning av Studentstyrets driftsutgifter.
  91 <P>Tilskudd for 1994 p&aring; kr. 40.000,- mangler motpost i regnskapet.
  92 Her kan det tenkes at utgifter kan v&aelig;re f&oslash;rt i 1994-regnskapet,
  93 men det fremg&aring;r ikke av regnskapet for 1995 noe om dette, ei heller
  94 hvor store utgifter det var i 1994. Det tilsendte regnskapsmaterialet viser
  95 imidlertid at det ikke er foretatt noen tilbakef&oslash;ring av periodisering
  96 av slike kostnader, slik det burde v&aelig;rt n&aring;r motsvarende inntekter
  97 og kostnader f&oslash;res i ulike &aring;r.
  98 <P>Slik dette tilskuddet og tilh&oslash;rende utgiftsbilag fremtrer i regnskapet
  99 for 1995, har det redusert underskuddet samlet med 60.346,70.
 100
 101 <H3>Regnskapsmessig resultat for 1995</H3>
 102 Det tilsendte regnskapsmaterialet viser at f&oslash;lgende konti har v&aelig;rt
 103 i bruk i 1995, med f&oslash;lgende saldi 31.12.95
 104 <P><TT>konto 50100 Faste l&oslash;nninger&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
 105 kr.&nbsp;&nbsp;&nbsp; 570.849,42</TT>
 106 <BR><TT>konto 51800 Interne l&oslash;nnsoverf&oslash;ringer&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
 107 "&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 14.477,55 cr</TT>
 108 <BR><TT>konto 51900 Avsetning feriepenger&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
 109 "&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 56.544,20</TT>
 110 <BR><TT>konto 54100 Arbeidsgiveravgift&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
 111 "&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 34.462,95</TT>
 112 <BR><TT>konto 67100 Kontorrrekvisita&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
 113 "&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 257.442,41</TT>
 114 <BR><TT>konto 70100 Diett reiser - oppgavepliktig&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
 115 "&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 1.999,94</TT>
 116 <BR><TT>konto 70198 Vedr. kostbesparelse&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
 117 "&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 696,00</TT>
 118 <BR><TT>konto 70199 Motkonto vedr. kostbesparelse&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
 119 "&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 696,00 cr</TT>
 120 <BR><TT>konto 70301 Andre reisekostnader&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
 121 "&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 31.057,90</TT>
 122 <BR><TT>konto 78100 Avskrivning inventar, mask/utstyr&nbsp;&nbsp;&nbsp;
 123 "&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 8.758,45</TT>
 124 <BR><TT>konto 79101 Tilskudd Studentutvalg&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
 125 <U>"&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 946.637,72</U> cr</TT>
 126 <BR><TT>Nettoresultat i regnskapet&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;
 127 <U>Kr&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp;&nbsp; 0,00</U></TT>
 128
 129 <P>Det fremg&aring;r imidlertid av konto 79101 at kr. 52.765,02 er "Overf&oslash;rt
 130 til 1996". Bilag 4139, der denne postering er foretatt, viser "Periodisering
 131 av tilgodehavende fra studentorganisasjoner". Slik ordlyden er p&aring;
 132 bilaget, m&aring; bel&oslash;pet kunne oppfattes  som et tilgodehavende
 133 som er opparbeidet i 1995, men f&oslash;rst blir oppgjort senere.
 134 <P>Det ville v&aelig;rt naturlig at det av bilaget fremgikk hvem en hadde
 135 bel&oslash;pet til gode hos. For meg ser det ut som det er underskudd for
 136 1995 som "flyttes" til 1996 gjennom denne postering. Dersom denne antagelsen
 137 er riktig, medf&oslash;rer det p&aring; bakgrunn av avsnittet om
 138 "Tilskudd fra Universitetet..." at det reelle underskuddet for 1995 har
 139 v&aelig;rt kr. 113.111.72.
 140 <P>N&aring;r en ser hvordan regnskapet har v&aelig;rt f&oslash;rt, jfr.
 141 <A HREF="http://karuss.agder-ikt.hia.no/oivindh/SS/RR.vedl2.html">vedlegg
 142 2</A>, er det ikke overraskende at det blir store underskudd. Dersom det
 143 finnes budsjetter for den aktivitet som var planlagt i 1995, m&aring; det
 144 ha v&aelig;rt helt umulig &aring; kunne ha hatt en l&oslash;pende kontroll
 145 av at p&aring;dratte kostnader var i samsvar med de budsjetterte. Jeg forutsetter
 146 her at et budsjett i s&aring; fall m&aring;tte ha v&aelig;rt utarbeidet
 147 mer detaljert enn regnskapsfremstillingen foran.
 148 <BR>
 149 <H3>Mangelfull dokumentasjon av kostnader.</H3>
 150
 151 <P>Gjennomgangen av det tilsendte regnskapsmaterialet viser at det
 152 bare unntaksvis fremg&aring;r av bilagene i hvilken sammenheng en kostnad
 153 er p&aring;dratt. Dette gjelder blant annet samtlige bilag som er
 154 f&oslash;rt p&aring; konto 70301 "Andre reisekostnader", spesifisert i
 155 <A HREF="http://karuss.agder-ikt.hia.no/oivindh/SS/RR.vedl3.html">vedlegg
 156 3</A>, samt deler av anmerkningene i vedlegg <A HREF="http://karuss.agder-ikt.hia.no/oivindh/SS/RR.vedl1.html">1</A>
 157 og <A HREF="http://karuss.agder-ikt.hia.no/oivindh/SS/RR.vedl2.html">2</A>.
 158 <P>Det er fremlagt 5 reiseregninger, med bokf&oslash;ring p&aring; konto
 159 70101 og 70301. Samtlige reiseregninger er uriktig utfylt, og det er dessuten
 160 motstridende opplysninger om tidspunkt for reise. Jeg viser her til <A HREF="http://karuss.agder-ikt.hia.no/oivindh/SS/RR.vedl3.html">vedlegg
 161 3.</A>
 162 <P>Etter min mening burde det s&aelig;rlig v&aelig;rt &aring;penbart at
 163 dekning av taxiregninger m&aring;tte p&aring;f&oslash;res informasjon om
 164 hvorfor kostnaden er dekket, slik at det ikke skulle kunne oppst&aring;
 165 tvil om kostnaden er Studentstyret vedkommende.
 166 <P>Det samme gjelder bilag 3574, kj&oslash;p lue og jakke for kr. 3.423,80.
 167 Bilaget er ogs&aring; anmerket i <A HREF="http://karuss.agder-ikt.hia.no/oivindh/SS/RR.vedl1.html">vedlegg
 168 1</A>. Her m&aring; det s&aelig;rlig fremheves at det ved posteringen er
 169 gitt f&oslash;lgende tekst p&aring; kontoen "Gave UiT&oslash;-gruppa".
 170 Er en slik gave i samsvar med forutsetningene for tilskudd fra Universitetet?
 171
 172 <H3>Manglende dokumentasjon av inntekter.</H3>
 173 Som nevnt i <A HREF="http://karuss.agder-ikt.hia.no/oivindh/SS/RR.vedl2.html">vedlegg
 174 2</A>, bilagene <A HREF="http://karuss.agder-ikt.hia.no/oivindh/SS/RR.vedl2.html#9699">9699</A>
 175 og <A HREF="http://karuss.agder-ikt.hia.no/oivindh/SS/RR.vedl2.html#17319">17319</A>,
 176 finnes ingen dokumentasjon i nevnte bilag for hvordan de inntektf&oslash;rte
 177 bel&oslash;p fremkommer. Slik dokumentasjon burde v&aelig;re en selvf&oslash;lge.
 178 <P>S&aelig;rlig m&aring; bilag <A HREF="http://karuss.agder-ikt.hia.no/oivindh/SS/RR.vedl2.html#9699">9699</A>
 179 kommenteres, idet det der inntektf&oslash;res kr. 3.500,- for salg av busskort.
 180 Etter det jeg har f&aring;tt opplyst fra Dem, har denne inntekten sammenheng
 181 med innleid buss, som ved bilag <A HREF="RR.vedl2.html#9310">9310</A> er
 182 kostnadsf&oslash;rt med kr. 15.300,-. Det ble ogs&aring; opplyst at det
 183 ble solgt 200 busskort a kr. 90,-, slik at inntekten da skulle v&aelig;rt
 184 kr. 18.000,-. I s&aring; fall mangler det inntekter i regnskapet med kr.
 185 14.500,-.
 186
 187 <H3>Mulige oppgavepliktige utbetalinger.</H3>
 188 I <A HREF="RR.vedl2.html">vedlegg 2</A> er det for bilagene <A HREF="RR.vedl2.html#3522">3522</A>,
 189 <A HREF="RR.vedl2.html#10335">10335</A> og 10626 opplyst at det er utbetalt
 190 til sammen kr. 4.200,- for barnepass ved m&oslash;ter. Jeg vil anta at
 191 bel&oslash;pene m&aring; betraktes som dekning av private utgifter, og
 192 s&aring;ledes skulle v&aelig;rt innberettet som l&oslash;nn.
 193
 194 <P>Med vennlig hilsen
 195 <BR>Svein Gregussen (sign)
 196 <BR>Statsaut. revisor
 197 <P>
 198 <HR WIDTH="100%">
 199 <P><A HREF="RR.vedl1.html">Vedlegg 1</A>
 200 <BR><A HREF="RR.vedl2.html">Vedlegg 2</A>
 201 <BR><A HREF="RR.vedl3.html">Vedlegg 3</A>
 202 </BODY>
 203 </HTML>