Brev av 12.5.98
til Studentstyrets økonomiutvalg
fra Statsautorisert revisor Svein M. Gregussen:

Gjennomgang av Studentstyrets regnskap for 1995

Jeg viser til Deres brev av 7. januar vedr. gjennomgang av regnskap for 1995. Den 7. januar 98 mottok jeg også kopi av brev fra Studentsamskipnaden datert 24.11.97 om "Dokumentasjon av forhold", som var svar på Deres brev av 21.11.97. Fordi teksten i Studentsamskipnadens brev bare bekrefter at de ikke har innvendinger mot at materiell benyttes slik som foreslått i Deres brev av 21.11.97 til Studentsamskipnaden, fant jeg det riktig å måtte be om kopi av dette brev. Kopi mottok jeg først 28. januar 98, hvilket medførte "kollisjon" med årsoppgjør for 1997, og min rapport er derfor blitt noe forsinket i forhold til den først antatte tidsplan. En del vesentlige bilag vedr. inntektsposter manglet i den første oversendelsen, men er tilsendt senere etter anmodning. Det samme gjelder kopi av alle reiseregninger.

Etter min gjennomgang av tilsendte kopibilag/kontoutskrifter, vil jeg gruppere resultatet i

Regnskapsføringen

Etter å ha gjennomgått alle tilsendte bilag for 1995, vil jeg karakterisere regnskapsføringen som svært mangelfull. Når en unntar posteringer av faste lønninger / feriepenger / arbeidsgiveravgift / avskrivninger, der jeg ikke har mottatt kopi av noen bilag, finnes det i tillegg kun 3 utgiftskonti, konto 67100 "Kontorrekvisita", konto 70100 "Diett reiser - Oppgavepliktig" og konto 70301 "Andre reisekostnader". Med det mangfold av kostnader som Studentstyret har hatt, blir det ikke særlig stor informasjonsverdi av en slik regnskapsføring, og muligheten for å sammenligne budsjettposter med regnskap må da bli ikke-eksisterende. Det bemerkes også at regnskapet har en konto 79101 "Tilskudd Studentutvalg", som jeg oppfatter som en konto for postering av ulike typer tilskudd, men denne kontoen er også brukt for posteringer av en rekke kostnadsbilag. Dette vil jeg komme tilbake til i et eget avsnitt om "Tilskudd fra Universitetet i Tromsø ..".

I vedlegg 2 har jeg etter kritisk gjennomgang opplistet posteringer som er foretatt på konto 67100 "Kontorrekvisita", der kostnaden etter min mening burde vært ført på helt andre konti. Dette gjelder kostnader til telefon, porto, reiser, servering, abonnementer, utgiftsførte anskaffelser, gaver, konferanseavgifter, dekning barnepass, sosiale tilstelninger mv.

Jeg vurderer regnskapsføringen som så mangelfull, at dersom jeg fra en av mine revisjonsklienter hadde mottatt et slikt regnskap, ville det omgående blitt tilbakelevert med krav om å føre regnskapet på nytt.

Tilskudd fra Universitetet i Tromsø for studentrepresentantene i Styret.

Bilag 9389 viser at det inntektføres kr. 80000,- på konto 79101 "Tilskudd studentutvalg". Som bilag er det brukt kopi av brev av 08.06.95 fra Universitetet i Tromsø. Dette brev viser at tilskuddet gjelder både 1994 og 1995, med kr. 40.000,- for hvert år, og tilskuddet skal iflg. brevet dekke reise- og andre driftsutgifter for, sitat "studentrepresentantene i Studentstyret". I telefonsamtale med Dem blir det opplyst at det her er en skrivefeil, idet tilskuddet er ment for dekning av utgifter for studentrepresentantene i Universitetsstyret. Dette syn underbygges av at overføringen av midlene til Studentsamskipnaden skulle merkes "Studentene i Styret".

Det fremgår også av brevet "Det forutsettes at midlene blir brukt til det formål de er bevilget til".

Dersom det er slik at de bevilgede midler er ment til dekning av kostnavder som studentrepresentantene i Universitetsstyret har hatt for sine verv i Universitetsstyret, burde hverken inntekten eller kostnadene vært ført i Studentstyrets regnskap.

I vedlegg 1 har jeg listet opp de utgiftsposteringer som er foretatt på konto 79101 "Tilskudd studentutvalg". Som det fremgår av vedlegget, utgjør utgiftene for 1995 kr. 19.653,30, Når bevilget tilskudd er på 40.000,- for 1995, medfører dette at resterende kr. 20.346,70 er medgått til dekning av Studentstyrets driftsutgifter.

Tilskudd for 1994 på kr. 40.000,- mangler motpost i regnskapet. Her kan det tenkes at utgifter kan være ført i 1994-regnskapet, men det fremgår ikke av regnskapet for 1995 noe om dette, ei heller hvor store utgifter det var i 1994. Det tilsendte regnskapsmaterialet viser imidlertid at det ikke er foretatt noen tilbakeføring av periodisering av slike kostnader, slik det burde vært når motsvarende inntekter og kostnader føres i ulike år.

Slik dette tilskuddet og tilhørende utgiftsbilag fremtrer i regnskapet for 1995, har det redusert underskuddet samlet med 60.346,70.

Regnskapsmessig resultat for 1995

Det tilsendte regnskapsmaterialet viser at følgende konti har vært i bruk i 1995, med følgende saldi 31.12.95

konto 50100 Faste lønninger                      kr.    570.849,42
konto 51800 Interne lønnsoverføringer            "       14.477,55 cr
konto 51900 Avsetning feriepenger                "       56.544,20
konto 54100 Arbeidsgiveravgift                   "       34.462,95
konto 67100 Kontorrrekvisita                     "      257.442,41
konto 70100 Diett reiser - oppgavepliktig        "        1.999,94
konto 70198 Vedr. kostbesparelse                 "          696,00
konto 70199 Motkonto vedr. kostbesparelse        "          696,00 cr
konto 70301 Andre reisekostnader                 "       31.057,90
konto 78100 Avskrivning inventar, mask/utstyr    "        8.758,45
konto 79101 Tilskudd Studentutvalg               "      946.637,72 cr
Nettoresultat i regnskapet                       Kr           0,00

Det fremgår imidlertid av konto 79101 at kr. 52.765,02 er "Overført til 1996". Bilag 4139, der denne postering er foretatt, viser "Periodisering av tilgodehavende fra studentorganisasjoner". Slik ordlyden er på bilaget, må beløpet kunne oppfattes som et tilgodehavende som er opparbeidet i 1995, men først blir oppgjort senere.

Det ville vært naturlig at det av bilaget fremgikk hvem en hadde beløpet til gode hos. For meg ser det ut som det er underskudd for 1995 som "flyttes" til 1996 gjennom denne postering. Dersom denne antagelsen er riktig, medfører det på bakgrunn av avsnittet om "Tilskudd fra Universitetet..." at det reelle underskuddet for 1995 har vært kr. 113.111.72.

Når en ser hvordan regnskapet har vært ført, jfr. vedlegg 2, er det ikke overraskende at det blir store underskudd. Dersom det finnes budsjetter for den aktivitet som var planlagt i 1995, må det ha vært helt umulig å kunne ha hatt en løpende kontroll av at pådratte kostnader var i samsvar med de budsjetterte. Jeg forutsetter her at et budsjett i så fall måtte ha vært utarbeidet mer detaljert enn regnskapsfremstillingen foran.

Mangelfull dokumentasjon av kostnader.

Gjennomgangen av det tilsendte regnskapsmaterialet viser at det bare unntaksvis fremgår av bilagene i hvilken sammenheng en kostnad er pådratt. Dette gjelder blant annet samtlige bilag som er ført på konto 70301 "Andre reisekostnader", spesifisert i vedlegg 3, samt deler av anmerkningene i vedlegg 1 og 2.

Det er fremlagt 5 reiseregninger, med bokføring på konto 70101 og 70301. Samtlige reiseregninger er uriktig utfylt, og det er dessuten motstridende opplysninger om tidspunkt for reise. Jeg viser her til vedlegg 3.

Etter min mening burde det særlig vært åpenbart at dekning av taxiregninger måtte påføres informasjon om hvorfor kostnaden er dekket, slik at det ikke skulle kunne oppstå tvil om kostnaden er Studentstyret vedkommende.

Det samme gjelder bilag 3574, kjøp lue og jakke for kr. 3.423,80. Bilaget er også anmerket i vedlegg 1. Her må det særlig fremheves at det ved posteringen er gitt følgende tekst på kontoen "Gave UiTø-gruppa". Er en slik gave i samsvar med forutsetningene for tilskudd fra Universitetet?

Manglende dokumentasjon av inntekter.

Som nevnt i vedlegg 2, bilagene 9699 og 17319, finnes ingen dokumentasjon i nevnte bilag for hvordan de inntektførte beløp fremkommer. Slik dokumentasjon burde være en selvfølge.

Særlig må bilag 9699 kommenteres, idet det der inntektføres kr. 3.500,- for salg av busskort. Etter det jeg har fått opplyst fra Dem, har denne inntekten sammenheng med innleid buss, som ved bilag 9310 er kostnadsført med kr. 15.300,-. Det ble også opplyst at det ble solgt 200 busskort a kr. 90,-, slik at inntekten da skulle vært kr. 18.000,-. I så fall mangler det inntekter i regnskapet med kr. 14.500,-.

Mulige oppgavepliktige utbetalinger.

I vedlegg 2 er det for bilagene 3522, 10335 og 10626 opplyst at det er utbetalt til sammen kr. 4.200,- for barnepass ved møter. Jeg vil anta at beløpene må betraktes som dekning av private utgifter, og således skulle vært innberettet som lønn.

Med vennlig hilsen
Svein Gregussen (sign)
Statsaut. revisor

Vedlegg 1
Vedlegg 2
Vedlegg 3