1 <H1>Økonomiutvalgets INNSTILLING
</H1>
4 Utvalget har bestått av økonomiansvarlig i Studentstyret (Sst) Siv
5 Tofte og Ulf Eirik Sigurdsen. Utvalget har hatt møter med seg selv,
6 med SSts revisor KPMG og med Samskipnaden i Tromsø (SiTø).
8 Utvalgets mandat er gitt i SSts vedtak av
14.09.98
10 "Det nedsettes et økonomiutvalg med økonomiansvarlig som
11 leder. Utvalget består av tre personer og skal utarbeide nye
12 økonomirutiner. Økonomiutvalgets rapport, med de problemområder de
13 diskuterer, skal som forutsatt i tidligere Sst-vedtak danne grunnlag
14 for arbeidet med å etablere nye, klare og enkle rutiner for
18 <P>Utvalget har også mottatt nyttige innspill fra Petter Reinholdtsen.
20 <H2>1.1 Økonomiske begreper
</H2>
22 For ordens skyld vil det bli gitt en kort definisjon på sentrale
23 begreper i denne innstillingen. Ordet økonomi stammer fra et gresk ord
24 som kan oversettes med husholdning. Økonomistyring vil si styring av
25 en virksomhet, eller husholdning om du vil. Rasjonell styring
26 forutsetter vanligvis at en setter seg mål og prøver å nå dem. Mål
27 uttrykkes gjerne i kroner og øre og kalles da økonomiske mål. Når en
28 har økonomiske mål kan en bruke økonomiske verktøy som budsjett,
29 regnskap og rapporter i styringsøyemed.
31 <P>Et budsjett er en oppstilling av framtidige inntekter og utgifter
34 <P>Et regnskap er registrering av inntekter og utgifter i løpet av en
37 <P>En rapport er en oppstilling av registrerte inntekter og utgifter i
38 løpet av en tidsperiode (ofte kalt resultatregnskap), gjerne supplert
39 med en oppstilling av eiendeler, gjeld og egenkapital i begynnelse og
40 slutten av perioden (balanseregnskap).
42 <P>Disse tre verktøyene og bruken av dem utgjør tradisjonelt
43 økonomirutinene i en virksomhet.
45 <H2>1.2 Innstillingens form
</H2>
47 Utvalget har valgt å utforme innstillingen som anbefalinger.
49 <P>At økonomistyringen består av budsjettering, regnskapsføring og
50 rapportering har vært utvalgets utgangspunkt. Innstillingen følger
51 derfor et tredelt oppsett og kommer med anbefalinger i forhold til
52 budsjettering, regnskapsføring og rapportering.
54 <P>Innstillingen uttaler seg om to økonomier: A) Sst og B) den delen
55 av semesteravgiftsmidlene som studentstyret forvalter.
57 <H2>2 Anbefalinger til økonomirutiner for Sst
</H2>
59 SSts økonomi er en driftsøkonomi som inneholder inntekter og
60 utgifter. Inntektssiden er enkel og begrenset til tildeling fra
61 semesteravgiften (
190 000,-
\96 og støtte fra UiTø kr
500
62 000,-). Utgiftene er typisk lønnsutgifter, reiseutgifter og
63 forskjellige former for utgifter i forbindelse med vare- og
64 tjenestekjøp. Økonomirutinene bør derfor omfatte det man vanligvis
65 kaller budsjettering, regnskapsføring og rapportering.
67 <H2>2.1 Budsjettering
</H2>
69 <P>Utvalget anbefaler at en i budsjetteringsarbeidet vedtar et
70 resultatbudsjett som inneholder inntekter og utgifter ordnet mest
71 mulig etter kontoplanen for regnskapet slik den skal bli etter at en
72 har satt det bort til ekstern regnskapsfører og gått bort fra dagens
73 to-konto-system. I praksis vil dette ikke innebære særlig endringer,
74 da en allerede opererer med budsjetter som følger slik kontoplan.
76 <P>Utvalget anbefaler at en i minst mulig grad benytter 'Diverse'-kontoer ved budsjettering av en såvidt oversiktlig økonomi som Ssts.
78 <H2>2.2 Regnskapsføring
</H2>
80 <P>Utvalget anbefaler at regnskapet settes bort til en ekstern
81 regnskapsfører. Det er da nærliggende å tenke på SiTø, siden
82 studentstyrets økonomi allerede er koblet til SiTø på flere
83 områder. Dette har på mange måter vært en tilfredsstillende symbiose.
85 <P>Utvalget anbefaler at regnskapet fortsatt revideres av offentlig
86 godkjent revisor. Siden dagens revisor, KPMG, også er revisor for SiTø
87 vil ikke dette innebære særlige endringer i praksis dersom en setter
88 bort regnskapet til SiTø.
90 <P>Utvalget anbefaler at regnskapets kontoplan gjøres identisk med
91 kontoplanen en opererer med i budsjetteringsarbeidet, da dette
92 forenkler rapportering og oppfølging av studentstyrets økonomi. Dette
93 vil utgjøre store endringer i praksis, da regnskapet i dag føres på to
94 konti hos SiTø samtidig som studentstyret selv må registrere
95 økonomiske hendelser i egen regnskapsoversikt. Én registrering i
96 henhold til kontoplanen som en i dag opererer med i
97 budsjetteringsarbeidet, vil være en forenkling i forhold til dagens
100 <P>Utvalget anbefaler at en utvikler skriftlig dokumentasjon for
101 håndtering av reiseregninger og innkjøpsfakturaer i samarbeid med
102 regnskapsfører og revisor. Dette vil ikke utgjøre særlige endringer i
103 praksis, da en i dag synes å ha adekvate rutiner. Men, dokumentasjonen
104 skal være med på å sikre kvalitet i forhold til framtiden og den
105 stadige utskiftingen av representanter i studentstyret. En slik
106 skriftlig dokumentasjon bør vise vare-, penge- og bilagsflyt, samt
107 hvilke regler som gjelder for godkjenning, attestasjon og anvisning av
110 <P>Utvalget anbefaler at en ikke holder kontantkasse. I praksis har
111 Sst allerede avviklet kontantkasse. Ved en overgang til ekstern
112 regnskapsfører vil det være ryddig og enkelt.
114 <P>Utvalget anbefaler at det opprettes et eiendelsregister for Ssts
115 eiendeler har en viss verdi og varighet. Behovet for dette
116 understrekes av en sterk kostnadsføringspolitikk i offentlige
119 <H2>2.3 Rapportering
</H2>
121 Utvalget anbefaler at det utvikles rapporter basert på regnskapet i
122 samarbeid med regnskapsfører og revisor som gir en enkel og
123 tilstrekkelig oversikt over økonomisk status. Dette vil i praksis bli
124 mye enklere enn i dag, siden regnskapet anbefales ført etter
125 budsjettets kontoplan. Dermed vil rapportering stort sett gå ut på å
126 sammenstille vedtatt budsjett med en utskrift av regnskapet, eventuelt
127 med kommentarer. Frekvensen på rapportene kan vurderes, men halv- og
128 helårsrapport som forelegges Sst er et minimum.
130 <P>Utvalget anbefaler at det framtrer klart av rapporten at det dreier
131 seg om en rapport for Sst, slik at det er lett å skille den fra for
132 eksempel en regnskapsrapport over semesteravgiftsmidlene.
134 <H2>3 Økonomirutiner for semesteravgiftsmidler
</H2>
136 Økonomien til semesteravgiften er ikke en driftsøkonomi, snarere en fondsforvaltning. Det blir dermed unaturlig å snakke om budsjettering, regnskapsføring og rapportering på samme måte som for studentstyreøkonomien. 'Budsjetteringen' skjer på to måter: A) ved en studentpolitisk prosess der en kommer fram til innstilling for tildelinger til 'store' formål over semesteravgiften og B) ved en studentpolitisk prosess der en kommer fram til videre fordeling av post
79-
102 til 'små' formål. Regnskapsføringen begrenser seg til å registrere de utbetalinger som skjer og er allerede underlagt SiTø. Rapporteringen vil gå ut på å stille opp de registrerte utbetalingene og sammenholde de med de vedtatte tildelingene.
138 <H2>3.1 Budsjettering
</H2>
140 Utvalget anbefaler at det settes et tak på tildeling til formål som
141 ikke får sin virksomhets regnskap revidert av offentlig godkjent
142 revisor. Eksempelvis kan denne grensen settes til NOK
10.000,- og
143 justeres ved leilighet av Sst.
145 <P>Utvalget anbefaler at det ikke bør tildeles midler til formål som er blitt tildelt semesteravgiftsmidler tidligere år og det ikke er levert dokumentasjon på aktivitet og bruk av de tildelte midlene (signert årsrapport med regnskap), på grunn av den dårlige økonomistyringen dette vil innebære.
147 <H2>3.2 Regnskapsføring
</H2>
149 <P>Utvalget finner ingen grunn til å anbefale endring i praksis på
152 <H2>3.3 Rapportering
</H2>
154 <P>Siden SiTø registrerer hver utbetaling med formålets identitet som
155 en ekstra dimensjon til bilaget på linje med en reskontro, kan en ta
156 ut fortløpende og endelige rapporter på hvert formåls kumulative
157 tildeling i løpet av regnskapsperioden. En vil da ha oversikt over
158 eventuelle ikke- utbetalte/tildelte midler ved slutten av perioden.
160 <P>Utvalget anbefaler at en benytter seg av dette slik at det tas
161 utskrift av reskontrosummer som sammenstilles med vedtatte tildelinger
162 for å sammenstille reelle utbetalinger mot vedtatte tildelinger.
163 Frekvensen av slike rapporter kan variere, men bør benyttes som del av
164 beslutningsgrunnlag når det er aktuelt med større
165 tildelingsvedtak. Halv- og helårsrapporter som forelegges Sst er et
168 <P>Utvalget anbefaler at det framtrer klart av rapporten at det dreier
169 seg om en rapport over semesteravgiftsmidler, slik at det er lett å
170 skille den fra f.eks. en regnskapsrapport fra Sst.
172 <H2>4 Avslutning
</H2>
174 Utvalget takker for seg med denne innstillingen og håper at Sst tar
175 anbefalingene til etterretning. I praksis er økonomirutinene på mange
176 måter lik det utvalget anbefaler. Det synes også som om det sentrale
177 punktet om ekstern regnskapsføring for Sst snart vil være ordnet på en
178 måte som er i harmoni med anbefalingen, idet SiTø har vist seg å være
179 positiv til å overta regnskapsføringen for Sst.
181 <P>Tromsø,
3. desember
1998.
186 <P>Ulf Eirik Sigurdsen