ss-oko-kaos/19981203-ss-okorutiner.html

   1 <H1>Økonomiutvalgets INNSTILLING</H1>
   2 <H2>1 Innledning</H2>
   3
   4 Utvalget har bestått av økonomiansvarlig i Studentstyret (Sst) Siv
   5 Tofte og Ulf Eirik Sigurdsen. Utvalget har hatt møter med seg selv,
   6 med SSts revisor KPMG og med Samskipnaden i Tromsø (SiTø).
   7
   8 Utvalgets mandat er gitt i SSts vedtak av 14.09.98
   9 <BLOCKQUOTE>
  10 "Det nedsettes et økonomiutvalg med økonomiansvarlig som
  11 leder. Utvalget består av tre personer og skal utarbeide nye
  12 økonomirutiner. Økonomiutvalgets rapport, med de problemområder de
  13 diskuterer, skal som forutsatt i tidligere Sst-vedtak danne grunnlag
  14 for arbeidet med å etablere nye, klare og enkle rutiner for
  15 økonomistyring"
  16 </BLOCKQUOTE>
  17
  18 <P>Utvalget har også mottatt nyttige innspill fra Petter  Reinholdtsen.
  19
  20 <H2>1.1 Økonomiske begreper</H2>
  21
  22 For ordens skyld vil det bli gitt en kort definisjon på sentrale
  23 begreper i denne innstillingen. Ordet økonomi stammer fra et gresk ord
  24 som kan oversettes med husholdning. Økonomistyring vil si styring av
  25 en virksomhet, eller husholdning om du vil. Rasjonell styring
  26 forutsetter vanligvis at en setter seg mål og prøver å nå dem. Mål
  27 uttrykkes gjerne i kroner og øre og kalles da økonomiske mål. Når en
  28 har økonomiske mål kan en bruke økonomiske verktøy som budsjett,
  29 regnskap og rapporter i styringsøyemed.
  30
  31 <P>Et budsjett er en oppstilling av framtidige inntekter og utgifter
  32 for en tidsperiode.
  33
  34 <P>Et regnskap er registrering av inntekter og utgifter i løpet av en
  35 tidsperiode.
  36
  37 <P>En rapport er en oppstilling av registrerte inntekter og utgifter i
  38 løpet av en tidsperiode (ofte kalt resultatregnskap), gjerne supplert
  39 med en oppstilling av eiendeler, gjeld og egenkapital i begynnelse og
  40 slutten av perioden (balanseregnskap).
  41
  42 <P>Disse tre verktøyene og bruken av dem utgjør tradisjonelt
  43 økonomirutinene i en virksomhet.
  44
  45 <H2>1.2 Innstillingens form</H2>
  46
  47 Utvalget har valgt å utforme innstillingen som anbefalinger.
  48
  49 <P>At økonomistyringen består av budsjettering, regnskapsføring og
  50 rapportering har vært utvalgets utgangspunkt.  Innstillingen følger
  51 derfor et tredelt oppsett og kommer med anbefalinger i forhold til
  52 budsjettering, regnskapsføring og rapportering.
  53
  54 <P>Innstillingen uttaler seg om to økonomier: A) Sst og B) den delen
  55 av semesteravgiftsmidlene som studentstyret forvalter.
  56
  57 <H2>2 Anbefalinger til økonomirutiner for Sst</H2>
  58
  59 SSts økonomi er en driftsøkonomi som inneholder inntekter og
  60 utgifter. Inntektssiden er enkel og begrenset til tildeling fra
  61 semesteravgiften (190 000,-\96 og støtte fra UiTø kr 500
  62 000,-). Utgiftene er typisk lønnsutgifter, reiseutgifter og
  63 forskjellige former for utgifter i forbindelse med vare- og
  64 tjenestekjøp. Økonomirutinene bør derfor omfatte det man vanligvis
  65 kaller budsjettering, regnskapsføring og rapportering.
  66
  67 <H2>2.1 Budsjettering</H2>
  68
  69 <P>Utvalget anbefaler at en i budsjetteringsarbeidet vedtar et
  70 resultatbudsjett som inneholder inntekter og utgifter ordnet mest
  71 mulig etter kontoplanen for regnskapet slik den skal bli etter at en
  72 har satt det bort til ekstern regnskapsfører og gått bort fra dagens
  73 to-konto-system. I praksis vil dette ikke innebære særlig endringer,
  74 da en allerede opererer med budsjetter som følger slik kontoplan.
  75
  76 <P>Utvalget anbefaler at en i minst mulig grad benytter 'Diverse'-kontoer ved budsjettering av en såvidt oversiktlig  økonomi som Ssts.
  77
  78 <H2>2.2 Regnskapsføring</H2>
  79
  80 <P>Utvalget anbefaler at regnskapet settes bort til en ekstern
  81 regnskapsfører. Det er da nærliggende å tenke på SiTø, siden
  82 studentstyrets økonomi allerede er koblet til SiTø på flere
  83 områder. Dette har på mange måter vært en tilfredsstillende symbiose.
  84
  85 <P>Utvalget anbefaler at regnskapet fortsatt revideres av offentlig
  86 godkjent revisor. Siden dagens revisor, KPMG, også er revisor for SiTø
  87 vil ikke dette innebære særlige endringer i praksis dersom en setter
  88 bort regnskapet til SiTø.
  89
  90 <P>Utvalget anbefaler at regnskapets kontoplan gjøres identisk med
  91 kontoplanen en opererer med i budsjetteringsarbeidet, da dette
  92 forenkler rapportering og oppfølging av studentstyrets økonomi.  Dette
  93 vil utgjøre store endringer i praksis, da regnskapet i dag føres på to
  94 konti hos SiTø samtidig som studentstyret selv må registrere
  95 økonomiske hendelser i egen regnskapsoversikt. Én registrering i
  96 henhold til kontoplanen som en i dag opererer med i
  97 budsjetteringsarbeidet, vil være en forenkling i forhold til dagens
  98 system.
  99
 100 <P>Utvalget anbefaler at en utvikler skriftlig dokumentasjon for
 101 håndtering av reiseregninger og innkjøpsfakturaer i samarbeid med
 102 regnskapsfører og revisor. Dette vil ikke utgjøre særlige endringer i
 103 praksis, da en i dag synes å ha adekvate rutiner. Men, dokumentasjonen
 104 skal være med på å sikre kvalitet i forhold til framtiden og den
 105 stadige utskiftingen av representanter i studentstyret. En slik
 106 skriftlig dokumentasjon bør vise vare-, penge- og bilagsflyt, samt
 107 hvilke regler som gjelder for godkjenning, attestasjon og anvisning av
 108 utgiftsbilag.
 109
 110 <P>Utvalget anbefaler at en ikke holder kontantkasse. I praksis har
 111 Sst allerede avviklet kontantkasse. Ved en overgang til ekstern
 112 regnskapsfører vil det være ryddig og enkelt.
 113
 114 <P>Utvalget anbefaler at det opprettes et eiendelsregister for Ssts
 115 eiendeler har en viss verdi og varighet. Behovet for dette
 116 understrekes av en sterk kostnadsføringspolitikk i offentlige
 117 regnskaper.
 118
 119 <H2>2.3 Rapportering</H2>
 120
 121 Utvalget anbefaler at det utvikles rapporter basert på regnskapet i
 122 samarbeid med regnskapsfører og revisor som gir en enkel og
 123 tilstrekkelig oversikt over økonomisk status. Dette vil i praksis bli
 124 mye enklere enn i dag, siden regnskapet anbefales ført etter
 125 budsjettets kontoplan. Dermed vil rapportering stort sett gå ut på å
 126 sammenstille vedtatt budsjett med en utskrift av regnskapet, eventuelt
 127 med kommentarer. Frekvensen på rapportene kan vurderes, men halv- og
 128 helårsrapport som forelegges Sst er et minimum.
 129
 130 <P>Utvalget anbefaler at det framtrer klart av rapporten at det dreier
 131 seg om en rapport for Sst, slik at det er lett å skille den fra for
 132 eksempel en regnskapsrapport over semesteravgiftsmidlene.
 133
 134 <H2>3 Økonomirutiner for semesteravgiftsmidler</H2>
 135
 136 Økonomien til semesteravgiften er ikke en driftsøkonomi, snarere  en fondsforvaltning. Det blir dermed unaturlig å snakke om  budsjettering, regnskapsføring og rapportering på samme måte som for studentstyreøkonomien. 'Budsjetteringen' skjer på to måter: A) ved en  studentpolitisk prosess der en kommer fram til innstilling for  tildelinger  til 'store' formål over semesteravgiften og B) ved en studentpolitisk prosess der en  kommer fram til videre fordeling av post 79-102 til 'små' formål. Regnskapsføringen begrenser seg til å registrere de utbetalinger som skjer og er allerede underlagt SiTø.  Rapporteringen vil gå ut på å stille opp de registrerte  utbetalingene og sammenholde de med de vedtatte tildelingene.
 137
 138 <H2>3.1 Budsjettering</H2>
 139
 140 Utvalget anbefaler at det settes et tak på tildeling til formål som
 141 ikke får sin virksomhets regnskap revidert av offentlig godkjent
 142 revisor.  Eksempelvis kan denne grensen settes til NOK 10.000,- og
 143 justeres ved leilighet av Sst.
 144
 145 <P>Utvalget anbefaler at det ikke bør tildeles midler til  formål som er blitt tildelt semesteravgiftsmidler tidligere år og  det ikke er levert dokumentasjon på aktivitet og bruk av de tildelte  midlene (signert årsrapport med regnskap), på grunn av den dårlige økonomistyringen dette vil innebære.
 146
 147 <H2>3.2    Regnskapsføring</H2>
 148
 149 <P>Utvalget finner ingen grunn til å anbefale endring i praksis på
 150 dette området.
 151
 152 <H2>3.3 Rapportering</H2>
 153
 154 <P>Siden SiTø registrerer hver utbetaling med formålets identitet som
 155 en ekstra dimensjon til bilaget på linje med en reskontro, kan en ta
 156 ut fortløpende og endelige rapporter på hvert formåls kumulative
 157 tildeling i løpet av regnskapsperioden. En vil da ha oversikt over
 158 eventuelle ikke- utbetalte/tildelte midler ved slutten av perioden.
 159
 160 <P>Utvalget anbefaler at en benytter seg av dette slik at det tas
 161 utskrift av reskontrosummer som sammenstilles med vedtatte tildelinger
 162 for å sammenstille reelle utbetalinger mot vedtatte tildelinger.
 163 Frekvensen av slike rapporter kan variere, men bør benyttes som del av
 164 beslutningsgrunnlag når det er aktuelt med større
 165 tildelingsvedtak. Halv- og helårsrapporter som forelegges Sst er et
 166 minimum.
 167
 168 <P>Utvalget anbefaler at det framtrer klart av rapporten at det dreier
 169 seg om en rapport over semesteravgiftsmidler, slik at det er lett å
 170 skille den fra f.eks. en regnskapsrapport fra Sst.
 171
 172 <H2>4 Avslutning</H2>
 173
 174 Utvalget takker for seg med denne innstillingen og håper at Sst tar
 175 anbefalingene til etterretning. I praksis er økonomirutinene på mange
 176 måter lik det utvalget anbefaler. Det synes også som om det sentrale
 177 punktet om ekstern regnskapsføring for Sst snart vil være ordnet på en
 178 måte som er i harmoni med anbefalingen, idet SiTø har vist seg å være
 179 positiv til å overta regnskapsføringen for Sst.
 180
 181 <P>Tromsø, 3. desember 1998.
 182
 183 <P>Siv Tofte
 184 <BR>Leder
 185
 186 <P>Ulf Eirik Sigurdsen