De offentlige postjournalene til offentlige etater og organisasjoner er en viktig kilde til informasjon for vi som ønsker å bidra til en etterrettelig og ansvarlig offentlig sektor, og en kilde som journalister både i rikspressen og lokalavisen bruker aktivt for å holde øye med hva som skjer både på kommunalt, regionalt og nasjonalt plan. Men det krever mye arbeide å holde øye med hva som skjer i det offentlige, pga. måten postlistene er publisert.
De fleste av departementene og statlige organer publiserer via
De fleste kommuner publiserer postjournaler på sine nettsider, kun noen få publiserer ikke postjournaler. Men hvordan de blir publisert varierer veldig, og de blir ikke publisert på en måte som gjør det enkelt å finne interessante saker. Det er også vanskelig å skaffe seg oversikt over offentlig saksbehandling ved hjelp av postlistene. For en lokalavis som dekker flere kommuner, må journalisten besøke hver enkelt kommunes nettsider, se igjennom listen med journaloppføringer og se etter dokumenter i en sak som ser interessant ut, og så manuelt se igjennom listen igjen for å finne alle journalførte dokumenter relatert til en gitt sak. - samle, gjøre det mulig å søke - se alle dokumenter i en sak - se alle dokumenter i en sak på tvers av organisasjoner - oppdage om dokumenter sendt mellom etater mangler i noen av postjournalene. - sjekke om dokumenter som er unndratt offentlighet ett sted også er det hos de andre involverte i korrespondansen - se hvor stor andel av dokumentene som er unndratt offentlighet - Praktisk håndbok for å etterleve offentlighetsloven http://www.energinorge.no/getfile.php/FILER/MEDLEMSTJENESTER/JURIDISK%2520R%25C5DGIVNING/Praktisk%2520handbok%2520for%2520a%2520etterleve%2520offentlighetsloven.pdf Liste over hva som skal journalføres: · Journalføringsdato · Saks- og dokumentnummer (journalnummer i papirbaserte journaler) · Sender og/eller mottaker · Opplysninger om saken, innhold eller emne · Datering på dokumentet. · Arkivkode (klassifisering inn under et klassifiseringssystem (arkivnøkkel), sml bibliotek) · Avskrivingsmåte (Hvorvidt saksdokumentet er besvart og på hvilken måte, eller om det er tatt til orientering osv) · Ekspedisjons- eller avskrivingsdato Mangler i Hole: saksdokumentnr