"Det nedsettes et økonomiutvalg med økonomiansvarlig som leder. Utvalget består av tre personer og skal utarbeide nye økonomirutiner. Økonomiutvalgets rapport, med de problemområder de diskuterer, skal som forutsatt i tidligere Sst-vedtak danne grunnlag for arbeidet med å etablere nye, klare og enkle rutiner for økonomistyring"
Utvalget har også mottatt nyttige innspill fra Petter Reinholdtsen.
Et budsjett er en oppstilling av framtidige inntekter og utgifter for en tidsperiode.
Et regnskap er registrering av inntekter og utgifter i løpet av en tidsperiode.
En rapport er en oppstilling av registrerte inntekter og utgifter i løpet av en tidsperiode (ofte kalt resultatregnskap), gjerne supplert med en oppstilling av eiendeler, gjeld og egenkapital i begynnelse og slutten av perioden (balanseregnskap).
Disse tre verktøyene og bruken av dem utgjør tradisjonelt økonomirutinene i en virksomhet.
At økonomistyringen består av budsjettering, regnskapsføring og rapportering har vært utvalgets utgangspunkt. Innstillingen følger derfor et tredelt oppsett og kommer med anbefalinger i forhold til budsjettering, regnskapsføring og rapportering.
Innstillingen uttaler seg om to økonomier: A) Sst og B) den delen av semesteravgiftsmidlene som studentstyret forvalter.
Utvalget anbefaler at en i budsjetteringsarbeidet vedtar et resultatbudsjett som inneholder inntekter og utgifter ordnet mest mulig etter kontoplanen for regnskapet slik den skal bli etter at en har satt det bort til ekstern regnskapsfører og gått bort fra dagens to-konto-system. I praksis vil dette ikke innebære særlig endringer, da en allerede opererer med budsjetter som følger slik kontoplan.
Utvalget anbefaler at en i minst mulig grad benytter 'Diverse'-kontoer ved budsjettering av en såvidt oversiktlig økonomi som Ssts.
Utvalget anbefaler at regnskapet settes bort til en ekstern regnskapsfører. Det er da nærliggende å tenke på SiTø, siden studentstyrets økonomi allerede er koblet til SiTø på flere områder. Dette har på mange måter vært en tilfredsstillende symbiose.
Utvalget anbefaler at regnskapet fortsatt revideres av offentlig godkjent revisor. Siden dagens revisor, KPMG, også er revisor for SiTø vil ikke dette innebære særlige endringer i praksis dersom en setter bort regnskapet til SiTø.
Utvalget anbefaler at regnskapets kontoplan gjøres identisk med kontoplanen en opererer med i budsjetteringsarbeidet, da dette forenkler rapportering og oppfølging av studentstyrets økonomi. Dette vil utgjøre store endringer i praksis, da regnskapet i dag føres på to konti hos SiTø samtidig som studentstyret selv må registrere økonomiske hendelser i egen regnskapsoversikt. Én registrering i henhold til kontoplanen som en i dag opererer med i budsjetteringsarbeidet, vil være en forenkling i forhold til dagens system.
Utvalget anbefaler at en utvikler skriftlig dokumentasjon for håndtering av reiseregninger og innkjøpsfakturaer i samarbeid med regnskapsfører og revisor. Dette vil ikke utgjøre særlige endringer i praksis, da en i dag synes å ha adekvate rutiner. Men, dokumentasjonen skal være med på å sikre kvalitet i forhold til framtiden og den stadige utskiftingen av representanter i studentstyret. En slik skriftlig dokumentasjon bør vise vare-, penge- og bilagsflyt, samt hvilke regler som gjelder for godkjenning, attestasjon og anvisning av utgiftsbilag.
Utvalget anbefaler at en ikke holder kontantkasse. I praksis har Sst allerede avviklet kontantkasse. Ved en overgang til ekstern regnskapsfører vil det være ryddig og enkelt.
Utvalget anbefaler at det opprettes et eiendelsregister for Ssts eiendeler har en viss verdi og varighet. Behovet for dette understrekes av en sterk kostnadsføringspolitikk i offentlige regnskaper.
Utvalget anbefaler at det framtrer klart av rapporten at det dreier seg om en rapport for Sst, slik at det er lett å skille den fra for eksempel en regnskapsrapport over semesteravgiftsmidlene.
Utvalget anbefaler at det ikke bør tildeles midler til formål som er blitt tildelt semesteravgiftsmidler tidligere år og det ikke er levert dokumentasjon på aktivitet og bruk av de tildelte midlene (signert årsrapport med regnskap), på grunn av den dårlige økonomistyringen dette vil innebære.
Utvalget finner ingen grunn til å anbefale endring i praksis på dette området.
Siden SiTø registrerer hver utbetaling med formålets identitet som en ekstra dimensjon til bilaget på linje med en reskontro, kan en ta ut fortløpende og endelige rapporter på hvert formåls kumulative tildeling i løpet av regnskapsperioden. En vil da ha oversikt over eventuelle ikke- utbetalte/tildelte midler ved slutten av perioden.
Utvalget anbefaler at en benytter seg av dette slik at det tas utskrift av reskontrosummer som sammenstilles med vedtatte tildelinger for å sammenstille reelle utbetalinger mot vedtatte tildelinger. Frekvensen av slike rapporter kan variere, men bør benyttes som del av beslutningsgrunnlag når det er aktuelt med større tildelingsvedtak. Halv- og helårsrapporter som forelegges Sst er et minimum.
Utvalget anbefaler at det framtrer klart av rapporten at det dreier seg om en rapport over semesteravgiftsmidler, slik at det er lett å skille den fra f.eks. en regnskapsrapport fra Sst.
Tromsø, 3. desember 1998.
Siv Tofte
Leder
Ulf Eirik Sigurdsen