Til Studentstyret

Referansegruppe for gjennomgang av Studentstyrets økonomi

Studentstyret satte den 24.10 ned en såkalt referansegruppe som skal gå gjennom studentstyrets økonomi, for å klargjøre hvorfor student styret har overskredet budsjettene og hva som kan gjøres for å ha bedre kontroll med økonomien i framtida. Denne referansegruppa er ikke ferdig med sitt arbeid, noe som skyldes eksamenstid, omsorg for små barn, manglende oppfølging fra Studentstyrets AU og ikke minst arbeidets omfang. Vi har så langt et inntrykk av en økonomi, ute av styring. Vi vil her presentere noen foreløpige resultater, det vil først og fremst si en foreløpig regnskapsfremstilling og noen merknader til dette. Merk at dette på ingen måte er fullstendig. Dette må kun oppfattes som en foreløpig rapport.

Regnskapsfremstilling

Den vedlagte oversikt er ment å spenne fra 1992 til 1996. Vi har til nå bare rukket å se på 1994, 1995 og til en viss grad på 1996, men det er først og fremst der de store underskuddene dukker opp. Fremstillingen for 1996 gjelder posteringer fram til 01.10 og kan derfor ikke gi et riktig bilde av hva situasjonen vil være i slutten av året, men kan tjene som et grunnlag for en prognose. Posten Administrasjon viser seg å være en sekkepost som omfatter langt mer enn bare kontorrekvisita. Her må vi plassere ting som mat, drikke og festing som viser seg å utgjøre betydelige beløp. Figuren nedenfor viser hvordan vi har forsøkt å splitte denne posten.

Adm 1994 1995 1996

Avis abonn 25 824 12 689 2 445

Telefon 8 734 11 012 5 635

Mat/drikke 10 328 10 366 18 810

Alkohol 6 985 154

Div fest 2 785

Annet 34 671 94 380 39 005

Adm	1994	1995	1996
Avis abonn	25 824	12 689	2 445
Telefon	8 734	11 012	5 635
Mat/drikke	10 328	10 366	18 810
Alkohol		6 985	154
Div fest	2 785
Annet	34 671	94 380	39 005

Generelle merknader

Lønn/honorarer har økt fra ca 350 000 til ca. 600 000 fra 1993 til 1996. Av dette har l ønn til sekretærhjelp nesten blitt tredoblet, og lønn til organisasjonssekretær har nesten blitt fordoblet (se vedlagte grafiske fremstilling).
Innkjøp av inventar eller EDB-utstyr til over ca. 15000 pr. enhet blir ikke direkte synlig i driftsregnskapet, men avskrives over tid. Vi har ført kun avskrivninger under posten Avsetninger. En slik måte å føre regnskap kan virke unødvendig komplisert og det blir vanskelig å se i et regnskap hvor mye som totalt har vært brukt til å kjøpe inventar eller EDB-utstyr.
Posten administrasjon ser ut til å være kraftig overskredet i forhold til budsjett, spesielt i 1995. En del av dette kunne sannsynligvis vært ført på kopimaskin/trykking (det er ofte vanskelig å skille ut innkjøp av kopipapir fra andre kontorrekvisita), men overskridelsene er fortsatt betydelige.
En betydelig del av posten administrasjon har vært brukt til mat og drikke (ofte pizza). Beløpet kan virke noe stort, spesielt i 1996.

Merknader til 1994

Det vi har ført som driftsunderskudd tilsvarer akkumulert overskudd fra tidligere år. Slik må det være fordi resultatet for 1994 er null. Størstedelen av underskuddet er dekt av SiTø gjennom et økt tilskudd i slutten av året. SSt har i sitt regnskap forsøkt å skjule det økte tilskuddet og har heller ført det opp som et underskudd. Dette er å føre studentene og Universitetet bak lyset!
Det er bokført et tilskudd på 66 060 til bolighjelpa, men vi kan ikke se at dette har blitt betalt ut igjen. SSt har satt opp kr. 145 000 både inn og ut. Det er mulig vi har oversett noe (??)
Eksterne tilskudd til barents-samarbeid og til deltakelse på EU-uke har kommet inn, men ser ikke ut til å være brukt opp. Skulle ubrukte midler vært betalt tilbake, eller gjelder tilskuddene for flere år? Hvis det siste er riktig, burde ubrukte midler utgjort et overskudd.
SSt sitt regnskap viser ikke avsetninger (avskrivninger på EDB og inventar).

Merknader til 1995

Det har ikke vært lagt fram regnskap for SSt i 1995. Det har heller ikke vært noe revidert budsjett.
Regnskapet viser et driftsunderskudd på 52 765.
SiTø har ytt et tilskudd på 190 000 sjøl om dette ikke er budsjettert med.
Det har ikke kommet inn tilskudd for seminar og tilskudd for barentssamarbeid, sjøl om dette har vært budsjettert med.
Inkludert i posten informasjon/aksjoner er et underskudd fra bussaksjonen. Så vidt vi husker het det at dette gikk med et betydelig overskudd. Det har bare blitt ført ett bilag med inntekt fra salg av busskort. Det skal ha blitt solgt busskort flere steder. Hvor er pengene blitt av??
Kr. 6 985 har åpenbart blitt brukt til innkjøp av øl og vin (alkoholvarer). Mesteparten den 28 juli (i sommerferien). Dette er en tvilsom praksis.
Man har ikke budsjettert med utgifter til universitetsstyregruppa, men utgifter er bokført.